工作流程

山西药科职业学院报销流程说明

发表时间:2014-11-22 10:11:41    作者:计财处    来源:[原创]计财处

 

一、我院内部使用的结算凭证种类及适用范围
1、《山西药科职业学院经费支出报销单》:适用于有正规税务发票的除差旅费、会议费之外的结算以及无正规税务发票的结算(例如:奖金、讲座酬金、临时工资、劳务费等)。
2、《山西药科职业学院差旅费报销单》:适用于有正规税务发票的差旅费的结算。
3、《山西药科职业学院会议费报销单》:适用于参加有正规税务发票的会议费的结算。
4、《山西药科职业学院借款单》:适用于预付工程、设备、图书款,备用金,预支差旅费等。一式三联,借款时使用第一联记账,还款或报销时使用第二联记账同时将第三联登记后还给借款人。
5、中央财政专项资金、省级示范校建设专项资金的报销有专用的报销单,适用范围同上。
二、我院内部使用的结算凭证报销流程
1、流程一:由经办人填写:报销日期(指填写时的日期而非发票所属日期)、部门(单位)、经手人、经费开支具体内容、金额、附单据张数、合计大小写金额,最后须在结算凭证右下方报销(领)人处签名。
2、流程二:由部门负责人签字。经办人与部门负责人为同一人,须同时在结算凭证下方两处都签名。
3、流程三:由学院计划财务处处审核签字(主要审核发票的真实性、合法性、完整性,结算凭证填写是否规范,原始凭证计算是否正确,是否有预支款项等)。
4、流程四:由主管院领导审核签字。院领导签字时应同时注明签字时间。
5、流程五:由主管财务领导审核签字。主管财务领导签字时应同时注明签字时间。
6、流程六:由经手人将手续完备的结算凭证交到计划财务处会计处办理报销手续。若是转账,会计将在3个工作日办理付款手续;若是现金,报销(领)人在5个工作日后在出纳处领取。
三、报销时需提供的原始凭证及注意事项
1、字迹工整:所有内部结算凭证填写要清晰、可辨认(特别是签名)。
2、粘贴规范:结算凭证所附的发票要错开粘贴,票据正面朝上,从左至右,鱼鳞式地排列,分类粘贴在《山西药科职业学院小型单据粘贴单》上,附件不可超过粘贴单之外。
3、单据齐全:
(1)差旅费报销时须提供《请示卡》。
(2)会议费报销时须提供《请示卡》及《会议通知》。
(3)公务招待费报销须注明所宴请的单位,多次宴请的请注明每次宴请的时间。
(4)办公用品须提供品名清单。
(5)维修费用须提供项目清单。
4、涉及到固定资产和低值易耗品的须到相关部门办理出入库手续。
5、还公务卡须提供POS票,如通过网上购买没有POS票,须提供单笔付款的日期和金额。此外,若第一次使用公务卡报销,需提供公务卡卡号、开卡日期和透支额度等。
6、办理借款的部门、单位须持签批完整的《山西药科职业学院借款单》提前三个工作日通知计划财务处。